할 일 관리 앱, 어떤 기준으로 골라야 할까?

할 일 관리 앱, 결론부터 말하면 이렇게 고른다

할 일 관리 앱을 고르는 기준은 사실 하나로 정리된다 — 나는 할 일을 어떤 방식으로 다루는가이다. 단순히 오늘 할 일을 체크하고 지우는 용도라면 스마트폰에 기본 내장된 무료 앱(구글 태스크, 애플 미리 알림)만으로 충분하다. 반복 일정과 하위 작업, 우선순위를 세밀하게 관리하는 GTD(Getting Things Done, 할 일을 수집·정리·실행 단계로 나눠 처리하는 생산성 관리법) 방식을 쓰고 싶다면 Todoist나 TickTick 같은 특화 앱이 낫다. 회의록·문서와 할 일을 한 공간에서 관리하려면 Notion, 여러 명이 프로젝트 진행 상황을 함께 봐야 한다면 Trello가 적합하다. 아래에서 유형별 특징과 무료·유료 전환 기준을 순서대로 살펴본다.

할 일 관리 앱의 4가지 유형부터 구분하자

시중 할 일 관리 앱은 기능이 겹치는 것처럼 보이지만, 실제로는 설계 철학이 다른 4가지 유형으로 나뉜다. 유형을 먼저 파악해야 뒤에서 다룰 '무료로 충분한가'라는 질문에 제대로 답할 수 있다.

체크리스트형 — 구글 태스크·애플 미리 알림

가장 단순한 유형은 스마트폰과 OS에 기본 내장된 체크리스트 앱이다. 구글 태스크(Google Tasks)와 애플 미리 알림(Reminders)이 대표적으로, 별도 설치 없이 이미 스마트폰에 들어있고 등급을 나눠 유료 결제를 요구하지 않는, 스마트폰에 기본 내장된 무료 앱으로 널리 알려져 있다. Google Tasks 고객센터와 Apple의 '미리 알림 사용하기' 지원문서는 목록 만들기, 하위 작업 추가, 알림 설정 같은 기본 사용법을 안내하는 공식 문서로 참고할 수 있다. 이 유형은 기능이 단순한 만큼 배우는 데 시간이 들지 않지만, 태그·필터·반복 규칙처럼 세밀한 정리 기능은 부족하다.

GTD 특화형 — Todoist·TickTick

할 일을 프로젝트·라벨·우선순위·반복 규칙으로 세밀하게 쪼개 관리하려는 사람에게는 GTD 특화 앱이 맞다. Todoist와 TickTick이 대표적이다. 두 앱 모두 무료 요금제를 제공하지만, 개인 프로젝트 수나 첨부파일 용량 같은 실사용 제한이 있어 사용량이 늘면 유료 전환을 고민하게 된다. 구체적인 제한은 다음 섹션의 표에서 다룬다.

노트 결합형 — Notion

회의록, 문서, 데이터베이스와 할 일 목록을 한 화면에서 관리하고 싶다면 Notion(노션)이 적합하다. 페이지 안에 체크박스형 할 일을 넣고, 그 위에 회의록이나 참고 자료를 함께 정리할 수 있는 구조가 강점이다. 다만 무료(Free) 플랜에는 파일 첨부 용량, 페이지 히스토리 보존 기간, 게스트 초대 인원 등에 제한이 있어 팀 단위로 쓸수록 이 제한이 먼저 걸린다.

협업·팀 관리형 — Trello

여러 명이 프로젝트 진행 상황을 칸반 보드로 함께 보고 옮겨야 한다면 Trello가 대표적이다. 카드를 리스트 사이로 옮기며 진행 단계를 표시하는 방식이라 개인용 체크리스트보다 팀 프로젝트 관리에 더 맞는다. 무료 요금제는 워크스페이스(보드를 묶는 상위 조직 단위)당 보드 10개·협업자 10명까지로 제한되며(Trello 공식 요금제 페이지 기준, 현재 기준), 이 범위를 넘어서면 유료 전환이 필요하다.

무료로 충분한지, 유료로 넘어가야 하는지 판단하기

앱 유형을 정했다면 다음 질문은 '지금 쓰는 방식이 무료 플랜의 한도 안에 들어가는가'이다. 아래 표는 각 앱의 무료 플랜 제한과 유료 전환 시 늘어나는 항목을 정리한 것으로, 수치는 각 앱 공식 요금제·헬프센터 페이지 기준이며 시점에 따라 바뀔 수 있으므로 결제 전에 공식 페이지에서 다시 확인하는 것이 안전하다.

TickTick 헬프센터 원문에 따르면 할 일(태스크)에 첨부하는 파일 기준은 무료 하루 1개(최대 10MB), Premium 하루 99개(건당 최대 20MB, 한 태스크당 최대 20개)다. 같은 문서에 '노트' 기능 첨부파일에 적용되는 다른 숫자도 함께 나오므로, 결제 전에는 '태스크 첨부파일' 항목인지 정확히 확인해야 한다.

TickTick Premium 연간 요금은 정가 기준 US$49.99이나, 현재 기준 프로모션가 US$35.99로 판매되고 있어 실제 결제 금액은 프로모션 진행 여부에 따라 달라질 수 있다.

개인용으로 쓸 때 확인할 것

개인이 혼자 쓸 때는 프로젝트 수와 첨부파일 용량이 가장 먼저 걸린다. Todoist 무료 플랜의 개인 프로젝트 5개는 취미·업무·집안일처럼 영역을 나눠 쓰면 금방 채워진다. TickTick은 프로젝트 수 제한보다 첨부파일 용량이 먼저 문제가 되는 경우가 많다 — 회의 사진이나 문서를 태스크에 매일 붙이는 습관이라면 하루 1개·10MB 제한을 넘기기 쉽다. Notion을 개인 다이어리처럼 쓴다면 무료 플랜 제한 중 가장 먼저 부딪히는 건 파일 첨부 용량(5MB)이다. 회의록에 파일을 자주 첨부한다면 무료 플랜의 파일당 5MB 제한을, 실수로 지운 할 일을 나중에 복원해야 한다면 7일짜리 페이지 히스토리 제한을 먼저 확인해야 한다.

협업·팀으로 쓸 때 확인할 것

팀 단위로 넘어가면 인원 제한이 관건이다. Trello 무료 플랜은 워크스페이스당 협업자 10명까지만 허용하므로, 외주 인력이나 파트타임 인력까지 합쳐 10명을 넘기면 Standard 요금제로 넘어가야 한다. TickTick의 공유 목록도 무료 플랜에서는 멤버 1명만 추가할 수 있어, 배우자나 동료 한 명과 목록을 나눠 쓰는 정도까지만 무료로 가능하다. Notion은 외부 게스트를 10명까지 초대할 수 있는데, 클라이언트나 협력사를 초대해 프로젝트를 공유하는 용도로 쓴다면 이 인원 제한과 함께 페이지 히스토리 보존 기간도 함께 확인해야 한다. 히스토리 보존 기간은 Plus 요금제(멤버당 월 ₩14,000)에서 30일, Business 이상(멤버당 월 ₩30,000)에서 90일 이상으로 늘어난다 — 실수로 삭제하거나 잘못 수정한 항목을 되돌릴 수 있는 기간이 짧으면 팀 작업 중 사고 복구가 어려울 수 있다.

나에게 맞는 앱 고르는 3단계 절차

1. 할 일의 성격을 먼저 나눈다 — 단순 체크(오늘 할 일, 장보기 목록)인지, 프로젝트 단위로 나뉘는 업무인지, 문서와 함께 다뤄야 하는 일인지, 여럿이 진행 상황을 공유해야 하는 일인지 구분한다.

2. 위 표의 무료 플랜 제한을 내 사용량과 비교한다 — 프로젝트 수, 첨부파일 용량, 인원 수 중 어느 하나라도 이미 근접했다면 무료로 시작해도 곧 유료 전환을 고민하게 된다.

3. 실제로 1~2주 무료로 써 본다 — 표에 정리된 수치는 공식 페이지 기준이지만, 실제 체감은 사용 패턴에 따라 다르다. 프로젝트 5개, 보드 10개 같은 한도는 직접 채워봐야 부족한지 알 수 있다.

흔히 하는 실수와 주의할 점

• 여러 앱을 동시에 쓰다가 정리가 흩어지는 경우 — 체크리스트형과 GTD형을 동시에 쓰면 어느 앱에 뭘 적었는지 헷갈리기 쉽다. 한 유형을 정해 그 안에서 습관을 만드는 것이 우선이다.

• 요금제 수치를 결제 시점에 다시 확인하지 않는 경우 — Todoist·TickTick·Notion·Trello 모두 요금제 구성과 가격을 주기적으로 조정한다. 본문에 정리한 수치는 작성 시점 기준이므로, 결제 직전에는 반드시 각 서비스의 공식 요금제 페이지에서 최신 조건을 다시 확인해야 한다.

• 팀 협업 앱을 개인 용도로 고르는 경우 — Trello나 Notion의 협업 기능은 팀 단위에서 값어치가 나온다. 혼자 쓸 일이라면 체크리스트형이나 GTD 특화형이 더 가볍고 빠르다.

• TickTick의 노트 첨부와 태스크 첨부를 혼동하는 경우 — 같은 헬프센터 문서 안에도 기능별로 다른 한도가 섞여 있어, '할 일'에 붙이는 파일 기준을 정확히 봐야 한다.

자주 묻는 질문

Q. 할 일 관리 앱은 꼭 유료로 써야 하나요?

아니다. 단순 체크리스트 용도라면 구글 태스크나 애플 미리 알림처럼 스마트폰에 기본 내장된 무료 앱만으로 충분한 경우가 많다. 프로젝트 수나 첨부파일 용량, 협업 인원처럼 구체적인 한도에 부딪힐 때만 유료 전환을 고려하면 된다.

Q. Todoist와 TickTick 중 어떤 게 더 나은가요?

둘 다 GTD 방식에 맞춘 특화 앱이라 기능은 비슷하지만 무료 플랜의 제한 지점이 다르다. Todoist는 프로젝트 수(5개)와 필터뷰(3개)가 먼저 걸리고, TickTick은 첨부파일 용량(하루 1개, 최대 10MB)과 공유 멤버 수(1명)가 먼저 걸린다. 프로젝트를 세분화해 쓰는 습관이면 Todoist의 5개 제한을, 태스크에 사진·문서를 자주 붙이는 습관이면 TickTick의 첨부파일 제한을 먼저 검토하는 것이 좋다.

Q. Notion을 할 일 관리 용도로 써도 괜찮나요?

가능하다. 다만 Notion은 원래 노트·문서 도구이기 때문에 단순 체크리스트보다는 회의록이나 프로젝트 문서와 할 일을 함께 관리하고 싶을 때 강점이 크다. 무료 플랜은 파일 첨부 5MB, 페이지 히스토리 7일, 외부 게스트 10명까지로 제한되므로, 이 중 하나라도 자주 부딪히면 Plus(멤버당 월 ₩14,000) 이상 요금제를 검토해야 한다.

Q. Trello 무료 플랜으로 팀 프로젝트를 관리할 수 있나요?

소규모 팀이라면 가능하다. 무료 플랜은 워크스페이스당 보드 10개, 협업자 10명까지 허용되므로 프로젝트 수와 팀원 수가 이 범위 안에 있다면 무료로도 충분하다. 보드 수가 10개를 넘어서는 시점부터는 Standard 요금제로 전환해야 보드 제한이 사라진다.

Q. 여러 할 일 관리 앱을 동시에 쓰는 게 괜찮나요?

권장하지 않는다. 체크리스트형과 GTD 특화형, 노트 결합형을 동시에 쓰면 할 일이 앱마다 흩어져 오히려 놓치는 항목이 늘어난다. 하나의 유형을 정해 그 안에서 프로젝트·태그 체계를 잡는 편이 장기적으로 관리가 쉽다.

참고자료

• Google Tasks 고객센터

• iPhone, iPad 또는 iPod touch에서 미리 알림 사용하기 - Apple 공식 지원

• Pricing | Todoist

• TickTick 공식 헬프센터 — 무료·프리미엄 계정 차이 FAQ

• TickTick 프리미엄 업그레이드(공식 요금 안내)

• Notion Pricing Plans: Free, Plus, Business, & Enterprise

• Which Trello Plan Is Best for You? Our Pricing Guide